Politica de Privacidad Serlefin ZF S.A.S

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El presente documento se presenta a conocimiento de los titulares de la información en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y documenta la forma en que SERLEFIN ZF S.A.S, identificada con NIT. 900.628.917-1, actuando como Responsable de la información, realiza el tratamiento de los datos personales de sus funcionarios, proveedores, clientes y terceros en general, y/o de los datos personales de los clientes de sus clientes actuando como Encargado del tratamiento de los mismos.

Alcance y definiciones

Esta política tiene como objeto informar en general a todas las personas que hayan entregado, o que en el futuro entreguen sus datos personales a SERLEFIN ZF S.A.S sobre el Tratamiento de su información personal, la cual es aplicable a todas las Bases de Datos y datos personales en ellas contenidos, de cuyo Tratamiento SERLEFIN ZF S.A.S ostente la calidad de Responsable y/o Encargado, conforme a la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales y demás normatividad que la reglamente, adicione, modifique o complemente.

Para efectos de la presente Política, los términos que se señalan a continuación tienen los siguientes significados, de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
  2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita por medio la cual el Responsable informa al Titular acerca de la existencia de la Política de Privacidad que le es aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad es utilizado únicamente en caso de no ser posible para SERLEFIN ZF S.A.S poner a disposición del público la Política de Privacidad;
  3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento;
  4. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
  5. Dato privado: Aquel dato que es solo relevante para su Titular;
  6. Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar a su titular y a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  7. Dato público: Dato que no es ni semiprivado, ni privado, ni sensible, y que por su naturaleza puede estar contenido en registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas, que no estén sometidos a reserva alguna, por lo cual pueden ser adquiridos por cualquier persona sin necesidad de autorización para el efecto.
  8. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como el que revele el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
  9. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;
  10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento y siguiendo sus instrucciones;
  11. Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento;
  12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión;
  13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar, cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, con el fin de que el Encargado realice el Tratamiento por cuenta del Responsable.

Uso de la información personal

Los datos personales que SERLEFIN ZF S.A.S recolecta, almacena, y de cualquier otra forma trata solo son utilizados de acuerdo con los lineamientos trazados por la Constitución Política de Colombia y la Ley que rige sus actividades, así como de acuerdo con lo establecido en los siguientes aspectos sobre el Tratamiento de la información personal.

Esta Política es aplicable respecto de los datos personales entregados por los Titulares o por terceros autorizados para el efecto a SERLEFIN ZF S.A.S por cualquier medio (verbal, página web o físico) y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito sean recaudados por SERLEFIN ZF S.A.S, sin requerir de una autorización previa para su tratamiento.

a. Tratamiento de datos públicos

Es posible que SERLEFIN ZF S.A.S realice el Tratamiento de datos personales de naturaleza pública sin previa autorización del Titular, recopilados éstos de registros públicos, documentos públicos, gacetas, boletines oficiales y/o sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

b. Tratamiento de información personal de funcionarios

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio de los cuales se realiza el proceso de selección, y posteriormente se formaliza la vinculación laboral, se recolectan y almacenan datos personales de los funcionarios de SERLEFIN ZF S.A.S
Esta información es entregada directamente por los Titulares de la información o recopilada mediante fuentes públicas o privadas, esta última consultada previa autorización del titular, y es tratada conforme la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

c. Tratamiento de información personal de proveedores

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de proveedores, se recolectan y almacenan datos personales de los proveedores que prestan sus servicios a SERLEFIN ZF S.A.S. Esta información es entregada directamente por el representante legal y/o personal competente del proveedor, en caso de encontrarse constituido como una persona jurídica, y/o directamente por los Titulares de la información, y es tratada conforme la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

d. Tratamiento de información personal de clientes

A través de los diferentes canales de comunicación o de los documentos dispuestos para el efecto, por medio los cuales se formaliza la vinculación de clientes a los cuales SERLEFIN ZF S.A.S presta los servicios establecidos en su objeto social, se recolectan y almacenan datos personales de los clientes, entregados éstos directamente por el representante legal y/o personal competente de la entidad contratante y/o directamente por los Titulares de la información, y es tratada, en la medida en que constituyan datos personales, conforme a la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto.

e. Tratamiento de información personal de clientes (Cartera propia)

SERLEFIN ZF S.A.S, en el normal desarrollo de sus operaciones, realiza el tratamiento de datos personales privados y semiprivados de las personas que ostentan la calidad de deudores de obligaciones pecuniarias adquiridas por SERLEFIN ZF S.A.S, mediante contrato de compraventa de cartera suscrito con entidades del sector financiero u otros. Dicho tratamiento se realiza conforme las autorizaciones otorgadas por el titular de la información a las entidades vendedoras de la cartera, las autorizaciones recopiladas directamente por parte de SERLEFIN ZF S.A.S, y la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

f. Tratamiento de información personal de usuarios de clientes (Servicios tercerizados)

SERLEFIN ZF S.A.S, en desarrollo de su objeto social, actúa como proveedor de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, solidario y público, entre otros. En estos casos SERLEFIN ZF S.A.S desarrolla el papel de encargado de la información, de tal manera que su actuación siempre está basada en el convencimiento de que esos terceros al compartir los datos cuentan con las autorizaciones necesarias para las finalidades para las que le es entregada.

El tratamiento efectuado por SERLEFIN ZF S.A.S se realiza conforme a las autorizaciones otorgadas por el titular de la información a sus entidades clientes, quienes han declarado que cuentan con todos los requisitos legales establecidos por la legislación nacional vigente en materia de tratamiento y protección de datos personales.

SERLEFIN ZF S.A.S, en su calidad de Encargado del Tratamiento, nunca realiza usos de la información para finalidades diferentes a las instruidas por la entidad que actúa como Responsable de su tratamiento.

g. Tratamiento de Datos Sensibles

SERLEFIN ZF S.A.S realiza el Tratamiento de datos sensibles únicamente dentro de sus procesos de gestión de personal y recurso humano, en particular los relativos a la salud y a la biometría de sus funcionarios.

Para el efecto, SERLEFIN ZF S.A.S cuenta, y contará para los datos recolectados en un futuro, con las autorizaciones correspondientes, previo a haber informado al Titular: i) Que no está obligado a autorizar el tratamiento de los datos sensibles; ii) Que es facultativo responder a preguntas que versen sobre datos sensibles; iii) Cuales son los datos sensibles objeto de tratamiento; y iv) El tratamiento y las finalidades de este.

h. Tratamiento de Datos personales de niños, niñas y adolescentes

De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia SERLEFIN ZF S.A.S respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

SERLEFIN ZF S.A.S realiza el Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes únicamente cuando estos son parte del núcleo familiar de sus funcionarios.

Para el efecto, SERLEFIN ZF S.A.S cuenta, y contará para los datos recolectados en un futuro, con las autorizaciones correspondientes, emitidas siempre por sus representantes legales o acudientes, y son tratados conformes la presente Política dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y normas reglamentarias, bajo las finalidades consagradas en las autorizaciones otorgadas para el efecto. SERLEFIN ZF S.A.S realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:

  1. Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
  2. Respeto de sus derechos fundamentales.

En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de SERLEFIN ZF S.A.S puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

i. Terceros y la información personal

SERLEFIN ZF S.A.S, para la adecuada prestación de sus servicios, acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a sus clientes y titulares de la información en general. Para el desarrollo de dichas funciones estos terceros tendrán, en ocasiones, acceso a determinada información personal de la mantenida en las bases de datos de SERLEFIN ZF S.A.S.

En tal caso, SERLEFIN ZF S.A.S se encuentra comprometido a que: 1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por SERLEFIN ZF S.A.S en sus procesos; 2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política; 3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones 4. La información en poder del tercero será devuelta a SERLEFIN ZF S.A.S o destruida en caso de no ser posible una vez el tercero haya desarrollado las labores encargadas.

j. Seguridad, filmaciones y comunicaciones

SERLEFIN ZF S.A.S, dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, realiza grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones.

Tales grabaciones, realizadas mediante un sistema de video vigilancia propio, podrán tener una duración en los archivos de la Empresa de un máximo de veinte (20) años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción.

Finalidades del tratamiento de la información

SERLEFIN ZF S.A.S realiza el Tratamiento de la información personal con el principal objetivo de cumplir con sus funciones, actuando siempre de acuerdo con la presente Política y a lo dispuesto las autorizaciones otorgadas de forma previa y expresa por los Titulares de la información.

Para llevar a cabo dichas finalidades, SERLEFIN ZF S.A.S puede tratar, recolectar, usar, almacenar, entre otras actividades, la información personal de los Titulares, entre la que se incluye, la siguiente:

  1. Datos de identificación
  2. Datos de ubicación y contacto
  3. Datos biométricos
  4. Datos sensibles
  5. Datos socioeconómicos

SERLEFIN ZF S.A.S asegura que esta información recolectada, se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

En todo caso, y en los casos en que sea necesario, al momento de recolección de datos personales por parte de SERLEFIN ZF S.A.S las finalidades para el Tratamiento específico serán informadas al Titular de forma previa al otorgamiento de su autorización, las cuales estarán enmarcadas dentro de las siguientes:

Datos de funcionarios

  1. Adelantar procesos de selección
  2. Verificar datos de estudio, experiencia y referencias laborales y personales mediante fuentes públicas y/o privadas.
  3. Realizar pruebas psicotécnicas, estudios de seguridad y exámenes médicos.
  4. Realizar todas las actividades relativas a la contratación y manejo de relaciones laborales;
  5. Realizar investigaciones administrativas y/o disciplinarias tomando como insumo las grabaciones de seguridad tomadas por el sistema de video vigilancia propio de SERLEFIN ZF S.A.S
  6. Cumplimiento de obligaciones legales en materia de afiliaciones al sistema de seguridad sociales y archivo de información.

Datos de proveedores

  1. Realizar todas las actividades relativas a la selección, contratación y evaluación de proveedores;
  2. Verificar la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial;
  3. Verificar la información suministrada por los proveedores, potenciales y/o contratados, ante centrales de riesgo, fuentes privadas y/o públicas, y demás listas que se considere pertinente para comprobar la experiencia
  4. Adelantar las gestiones comerciales y/o de cobranza que resulten pertinentes dentro de la relación que se tenga.

Datos de entidades clientes

  1. Realizar actividades de mercadeo y ventas de productos y servicios propios de la Empresa o terceros;
  2. Realizar todas las actividades relativas a la selección, contratación y evaluación de clientes;
  3. Realizar el cobro de las obligaciones pecuniarias a su favor.
  4. Reportar ante centrales de riesgo a los clientes que no cumplan con sus obligaciones pecuniarias.

Datos de personas relacionadas con las obligaciones de la cartera propia

  1. Realizar análisis financieros dirigidos a adquirir carteras vencidas;
  2. Hacer estudios de riesgo crediticio de los deudores por diferentes fuentes, ya sean estas públicas o privadas;
  3. Contactar a los deudores por cualquier medio físico, telefónico, correo electrónico, mensaje de texto
    (SMS), vía aplicaciones de conversación instantánea (WhatsApp), o a través de cualquier medio conocido o por conocer, con el fin de realizar la gestión de cobranza en etapa pre-jurídica y/o jurídica;
  4. Actualización de los datos a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas, directamente del titular de la información y referenciación de terceras personas
  5. Realización de actividades de georreferenciación, estudios estadísticos de comportamiento crediticio, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos de diversas fuentes;
  6. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

Datos de personas relacionadas con las obligaciones de carteras administradas

  1. Desarrollo de actividades como prestador de servicios tercerizados relacionados con la administración y cobranza de carteras vencidas;
  2. Contactar a los deudores de las obligaciones por cualquier medio físico, telefónico, correo electrónico, mensaje de texto (SMS), vía aplicaciones de conversación instantánea (WhatsApp), o a través de cualquier medio conocido o por conocer, con el fin de realizar la gestión de cobranza en etapa pre-jurídica y/o jurídica;
  3. Actualización de los datos a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas, directamente del titular de la información y referenciación de terceras personas
  4. Realización de actividades de georreferenciación, estudios estadísticos de comportamiento crediticio, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos de diversas fuentes;
  5. Dar cumplimiento a las directrices entregadas por sus entidades clientes al actuar como Encargado del Tratamiento.

Finalidades comunes a todas las categorías

  1. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Empresa o envío de información que se considere de interés a través de diversos medios, ya sean estos físicos, telefónicos, correo electrónico, mensajes de texto (SMS) o vía aplicaciones de conversación instantánea (WhatsApp, o a través de cualquier medio conocido o por conocer;
  2. Realizar gestión contable y financiera;
  3. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran;
  4. Compartirla con terceros que colaboran con la Empresa y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, proveedores del servicio de mensajería, proveedores del servicio de facturación, entidades a nombre de las cuales se realiza la administración de las bases de datos y se realizan gestiones de cobranza, profesionales de diversas ramas del conocimiento que colaboran con la Empresa en la recuperación de su cartera.
    En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la Empresa con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
  5. Atender y dar trámite a las peticiones, quejas y reclamos formulados por los titulares de la información;
  6. Conservarla para fines estadísticos e históricos y/o para cumplir con obligaciones legales en lo que
    a conservación de información y archivos se refiere.
  7. Controlar el acceso y la seguridad de las instalaciones de SERLEFIN ZF S.A.S y archivos almacenados en ellas mediante el sistema de video vigilancia propio

En ningún caso SERLEFIN ZF S.A.S enajenará o entregará esta información a terceros diferentes a aquellos que actúen como Encargados del tratamiento, a menos que resulte necesario u obligatorio para el adecuado cumplimiento de sus funciones y obligaciones.

La Empresa podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países.

Obligaciones del Responsable del Tratamiento

SERLEFIN ZF S.A.S, como Responsable del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y/o en otras normas que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular en los casos en que resulte necesario;
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada en los casos en que resulte necesario;
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
    pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros;
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
  8. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;
  10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
  11. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Obligaciones del Encargado del Tratamiento

SERLEFIN ZF S.A.S, como Encargado del Tratamiento cumple con las siguientes obligaciones, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y/o en otras normas que rijan su actividad:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
    pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días
    hábiles contados a partir de su recibo;
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley;
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener autorización para ello;
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Derechos de los titulares y su ejercicio

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales de los cuales SERLEFIN ZF S.A.S ostenta la calidad de Responsable del Tratamiento y/o de Encargado del Tratamiento, sus representantes legales o sus causahabientes, tienen derecho a:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SERLEFIN ZF S.A.. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SERLEFIN ZF S.A.S salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
  3. Ser informado por SERLEFIN ZF S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando no exista relación contractual vigente entre el titular y SERLEFIN ZF S.A.S, o en el evento en que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información SERLEFIN ZF S.A.S ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución;

Autorizaciones y consentimiento

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de SERLEFIN ZF S.A.S al actuar como responsable de la información, se hace, en caso de resultar obligatorio, contando con un previo consentimiento libre, expreso e informado del Titular de estos.

a. Medios para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico o electrónico, en un mensaje de datos, grabaciones de voz o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo que permita manifestar u obtener el consentimiento, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca que, de no haberse surtido una conducta afirmativa del Titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en las Bases de Datos de SERLEFIN ZF S.A.S.

b. Prueba de la autorización

SERLEFIN ZF S.A.S utiliza los mecanismos con que cuenta actualmente para mantener registros o mecanismos físicos, técnicos o tecnológicos idóneos para la conservación y posterior consulta de la autorización otorgada por parte de los Titulares para el Tratamiento de la información.

Atención de peticiones, consultas y reclamos

a. Área responsable

SERLEFIN ZF S.A.S a través de su Oficial de Privacidad atenderá todas las peticiones, consultas, quejas y/o reclamos del Titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.

De conformidad con el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de estas. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, bajo el entendido de que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

De conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento.

Ante SERLEFIN ZF S.A.S el reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la entidad, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite", en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, en caso de reclamos incompletos, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En el evento de que SERLEFIN ZF S.A.S no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

En todo caso, el término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho

término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Es de anotar que mientras el Titular de la información mantenga una relación comercial, contractual o procesal con SERLEFIN ZF S.A.S, o sea necesario conservar la información con el fin de cumplir adecuadamente con sus obligaciones contractuales, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos.

Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual y ya no resulta necesario para SERLEFIN ZF S.A.S mantener la información con el fin de cumplir sus obligaciones legales, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de sus operaciones normales, sin embargo, podrá mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, o atención de requerimiento de autoridades en ejercicio de sus funciones.

En caso de que la solicitud que realice el Titular de los datos o sus causahabientes esté relacionada con las autorizaciones para el Tratamiento que fueren recopiladas por otros, ya sea el Responsable o Encargado del tratamiento, SERLEFIN ZF S.A.S hará sus mejores esfuerzos por atender la solicitud de manera adecuada y, en caso de no poder hacerlo, realizará el traslado de la solicitud a quienes hubieren recopilado la autorización; sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

b. Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información o sus causahabientes podrán contactarse con SERLEFIN ZF S.A.S a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente a la siguiente dirección Carrera 106 # 15a – 25 Lote 141 – 142 Edificio Zona Franca Business Center Ofic. 301302-303 o a través de la línea de atención 3906575 o escribiendo al mail proteccion.datos@serlefin.com

Modificaciones a las políticas

SERLEFIN ZF S.A.S se reserva el derecho de modificar la presente política de privacidad en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet www.serlefin.com con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a SERLEFIN ZF S.A.S el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente.

Normatividad vigente

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de SERLEFIN ZF S.A.S y la presente política de privacidad está sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia, en particular la Ley 1581 de 2012, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 del sector industria, comercio y turismo, y demás normas que las modifiquen o complementen.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: Marzo 2021