Politica de Privacidad

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El presente documento se presenta a conocimiento de los titulares de la información en cumplimiento de las disposiciones de la ley 1581 de 2018 de protección de datos personales que regula los debere que asisten a los responsables del tratamiento de los datos personales y sus decretos reglamentario.

Uso de la información personal

Como parte de las actividades de cobranza, actualización de datos, reporte a centrales de riesgo, contacto a clientes y usuarios, así como los destinados a mantener las adecuadas condiciones de seguridad y atención de nuestros clientes y en general para el desarrollo de las diferentes actividades adelantadas por la Empresa, será requerida la entrega de datos tales como nombre, dirección, edad, así como otra información de contacto como número de teléfono y dirección electrónica e información específica en torno a referencias y condiciones económicas de los deudores de las carteras propias o administradas por la Empresa, así como otra información relevante para facilitar el ejercicio de las actividades propias de la Empresa.

Finalidades del tratamiento de la información

La información recopilada será incorporada en la base de datos de la Empresa con el fin de:

  1. Enviar información sobre actividades desarrolladas por la Empresa o envío de información que se considere de interés a través de diversos medios.
  2. Hacer estudios de riesgo crediticio de los deudores.
  3. Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones propias o administradas.
  4. Actualización de los datos a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas y referenciación de terceras personas.
  5. Realizar actividades de mercadeo y ventas de productos y servicios propios de la Empresa o terceros.
  6. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran.
  7. Realización de actividades de georeferenciación, estudios estadísticos de comportamiento crediticio, ubicación de deudores a través de interpretación e interacción de datos de diversas fuentes.
  8. Compartirla con terceros que colaboran con la Empresa y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, proveedores del servicio de mensajería, proveedores del servicio de facturación, Empresas a nombre de las cuales se realiza la administración de las bases de datos y se realizan gestiones de cobranza, profesionales de diversas ramas del conocimiento que colaboran con la Empresa en la recuperación de su cartera. En todo caso, esas Empresas y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la Empresa con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
  9. Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

Seguridad, filmaciones y comunicaciones

La Empresa dentro de sus políticas de calidad, seguridad, monitoreo de sus actividades, controles de entrada y salida de sus oficinas y actualización o complemento de la información mantenida en sus bases de datos, realizará grabaciones de audio y video en sus oficinas y sitios comunes de sus instalaciones. Tales grabaciones tendrán una duración en los archivos de la Empresa de un máximo de veinte (20) años para posteriormente ser objeto de borrado o destrucción.

Igualmente la Empresa hará uso de las tecnologías de la información para la remisión de diversas comunicaciones tales como el envío de extractos de cuenta, certificaciones, comunicaciones de interés y avisos de reporte a centrales de riesgo crediticio.

La Empresa como parte de su estrategia de comunicación tiene a disposición de sus clientes y usuarios la página web de la Empresa www.serlefin.com y diversas formas de realizar el contacto como lo son comunicaciones escritas y contacto telefónico y a través de correo electrónico o mensajes de texto. En unas y otras podrán ser publicadas imágenes, referencias, artículos o comunicaciones de los empleados de la Empresa o sus clientes. En esa medida la Empresa se compromete a revisar cuidadosamente la información de tal manera que de ninguna manera se atente contra la dignidad, intimidad o buen nombre de ninguna de las personas que podrán aparecer en sus comunicaciones.

La entrega de información por parte de los titulares en cualquier forma, no trasmite a la Empresa la propiedad intelectual o los derechos morales sobre la misma. Los derechos de propiedad intelectual seguirán siendo del titular y si incluye cualquier tipo de información personal correspondiente a terceros, como es el caso de la entrega de referencias, tendrá que asegurarse de contar con todas las autorizaciones por parte de sus titulares, de tal manera que la Empresa no se hará responsable por ninguno de los contenidos que le sean entregados, aunque si se reserva los derechos para utilizarlos o eliminarlos de acuerdo con sus políticas de privacidad.

Tratamiento

La información personal no será utilizada o tratada con propósitos diferentes a los aquí manifestados.

La Empresa podrá llevar a cabo tratamiento de los datos en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia y estos podrán estar ubicados en Colombia o en otros países.

Datos de menores

De acuerdo con las normas de protección de datos personales vigentes en Colombia la Empresa respeta y brinda las garantías para que los menores de edad puedan ejercer su derecho de libertad de expresión, de libre desarrollo de la personalidad y de información.

La Empresa realiza el tratamiento de datos personales de los menores cumpliendo con los siguientes parámetros y requisitos:

  • Respeto por el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  • Respeto de sus derechos fundamentales.

En esa medida garantiza que toda pregunta que verse sobre niños y niñas o menores de edad será facultativa de ser suministrada por parte de su representante legal o acudiente y se reserva la posibilidad de poner en conocimiento de las autoridades situaciones que en concepto de la Empresa puedan poner o pongan en peligro la integridad de un menor de edad.

Datos sensibles

Esta información personal se incluye en una categoría especial por estar relacionada con datos médicos de carácter confidencial, información sobre raza u origen étnico, creencias religiosas, ideología política, sexualidad, condiciones de desplazamiento o calamidad y datos biométricos.

En caso de requerirse este tipo de información para el adecuado desarrollo de las actividades adelantadas por la Empresa los titulares deberán otorgar su autorización expresa.

La Empresa acepta el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que sean efectuadas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes

Terceros y la información personal

Como se establece dentro de las finalidades con las cuales se recolecta y trata la información personal, la Empresa para la adecuada prestación de sus servicios y adelantamiento de actividades de cobranza, acudirá en ocasiones a personas naturales o jurídicas para que con su colaboración se puedan realizar adecuadamente todas las labores y se preste el mejor servicio a clientes y titulares de las obligaciones crediticias. Para el desarrollo de las funciones de apoyo a las actividades de la Empresa tendrán, en ocasiones, que tener acceso a determinada información personal de la mantenida en las bases de datos de la Empresa.

En tal caso, la Empresa se encuentra comprometida a que:

  1. Toda información que se entregue a un tercero estará precedida de un acuerdo en donde consten sus obligaciones de confidencialidad y seguridad en el tratamiento de la información, las cuales serán, al menos similares a las establecidas por la Empresa en sus procesos.
  2. La información sólo será utilizada para el cumplimiento de las finalidades establecidas en esta política.
  3. El tercero sólo recibirá la información estrictamente necesaria para el cumplimiento de sus funciones.

Derechos de los titulares y su ejercicio

De acuerdo con la legislación colombiana vigente, en particular la constitución política y la ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales, sus representantes legales o sus causahabientes tienen derecho a:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  • Ser informados por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento se ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento una vez al mes o cada vez que existan modificaciones sustanciales a estas políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, la Empresa podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

Para el ejercicio de estos derechos el titular de la información o sus causahabientes podrán contactarse con la Empresa a través de comunicación escrita dirigida a nuestra área de atención al cliente a la siguiente dirección Calle 72 no. 5 -83 piso 10/ Calle 32 A No. 19-13 o a través del call center en el siguiente número telefónico 5876744 o escribiendo al mail proteccion.datos@serlefin.com.

Es de anotar que mientras el Titular de la información aparezca como deudor de obligaciones de la Empresa o de las Empresas de las cuales la información es administrada, la información será mantenida y el Titular carecerá de facultades para solicitar la supresión de la información de las bases de datos. Si la solicitud de retiro se hace con posterioridad a finalizada la relación legal o contractual, la eliminación de los datos significará que los mismos no podrán ser accesibles para el desarrollo de las operaciones normales de la Empresa, sin embargo podrán mantenerse en sus archivos con fines estadísticos, históricos, conocimiento de sus clientes o atención de requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.

Información proveniente de terceros

La Empresa en desarrollo de su objeto social realiza la administración o actúa como proveedor de terceros personas naturales y jurídicas pertenecientes a los sectores financiero, real, solidario y público, entre otros sectores. En estos casos la Empresa desarrolla el papel de encargado de la información, de tal manera que su actuación siempre estará basada en el convencimiento que esos terceros cuentan con las autorizaciones necesarias para las finalidades para las que le es entregada.

En caso de que la solicitud que se realice por el titular de los datos o sus causahabientes recaiga sobre las autorizaciones existentes para el tratamiento de los datos que son recopilados por esos terceros, la Empresa hará sus mejores esfuerzos por realizar el traslado de la solicitud a los responsables correspondientes y porque se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del peticionario, sin embargo, en tales casos no se hará responsable por el alcance de las autorizaciones otorgadas ni por el contenido de las respuestas que se otorguen a las solicitudes.

Información de terceros

La Empresa reitera que la recepción de la información entregada por sus clientes o terceras personas debe estar precedida de las debidas autorizaciones por parte de los titulares de la información.

De esta manera, la Empresa entiende que quien realiza entrega de información a la Empresa para la realización de sus actividades empresariales como administrador de obligaciones de cartera y cobranza cuenta con todas las autorizaciones pertinentes de acuerdo con la ley 1581 de 2012 y que las finalidades para las que la entrega han sido plenamente conocidas y aceptadas por el titular y en ese sentido libera de cualquier responsabilidad por el uso que le dé a los datos de acuerdo con las finalidades para las cuales se le hace entrega de la información. Lo anterior, bajo el entendido que la Empresa en desarrollo de sus políticas internas o por orden de autoridad competente podrá requerir las pruebas de tales autorizaciones.

Veracidad y cambios en la información suministrada

La información compartida con la Empresa debe ser completa, actual y veraz, resultando de entera responsabilidad de quien la otorga cualquier disconformidad entre los datos entregados y la realidad.

Toda modificación en la Información suministrada a la Empresa deberá ser notificada a la Empresa dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al acaecimiento de los hechos que condujeren a la modificación de los datos, a través del canal dispuesto para el efecto.

Modificaciones a las políticas

La Empresa se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En caso de no estar de acuerdo por razones válidas y que se constituyan en una justa causa con las nuevas políticas de manejo de la información personal, los titulares de la información o sus representantes podrán solicitar a la Empresa el retiro de su información a través del medio indicado anteriormente, sin embargo no se podrá solicitar el retiro de los datos mientras se mantenga un vínculo de cualquier orden con la Empresa.

Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de la Empresa y la presente declaración de privacidad estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: Marzo 14 de 2018.